Productivité accrue : la vue d’ensemble qu’offre l’écran du module de virements réduira considérablement le temps nécessaire à la préparation des factures à payer : il ne vous restera plus alors qu’à générer le fichier à destination de votre banque pour exécution du paiement. Et si vous utilisez conjointement le module Coda, vous n’aurez même pas à encoder les comptes bancaires de vos fournisseurs : EQUISIS le fera à votre place lors de l’import des extraits de compte !

Sécurité renforcée : oubliez le risque d’effectuer un paiement inopportun ou le danger potentiel d’une arnaque : d’abord parce qu’une facture dont le paiement est en attente ne peut être pointée une seconde fois, mais aussi parce que les factures domiciliées sont automatiquement masquées, ou encore parce qu’il est possible de bloquer temporairement le paiement de certaines factures. Point d’orgue en matière de sécurité : les factures d’un fournisseur seront masquées si une modification de son compte bancaire n’a pas été validé en interne (voir la news consacrée au Centre de notifications)

Facilité d’utilisation : vous disposez de l’ensemble des données nécessaires pour préparer votre paiement collectif en toute sérénité : tri par date d’échéance, déduction d’une note de crédit ou d’un paiement partiel, paiement avec escompte, alerte en cas de compte IBAN absent, vérification de la communication, affichage du statut associé à chaque mouvement (à payer, préparé, à déduire…)

Poursuivez votre chemin de la digitalisation. Si vous attachez déjà à vos factures d’achat leur original au format pdf, en cas de doute vous pourrez encore consulter ce document avant de payer la facture. Et après avoir préparé votre virement collectif, vous pourrez également attacher le détail de ce virement (au format Excel) à l’opération diverse de virement générée par l’outil.

Découvrez les fonctionnalités du module de Virements en détail : https://doc.equisis.be/base-de-connaissance/module-virement-introduction-et-onglet-parametrage/

Vous êtes convaincu(e) que le module de virements peut vous apporter un vrai plus ? Contactez-nous : ce module est intégré d’office dans votre licence EQUISIS Compta & Finances !

L’article Virements collectifs : quand efficacité rime avec sécurité est apparu en premier sur Equisis.

Comment procéder ? Positionnez-vous simplement dans la case dans laquelle vous souhaitez effectuer un calcul, et faites précéder votre opération par le signe « = », puis validez (touche Tabulation ou Enter). Exemple : « =110,58+129,27 » donnera après validation : « 239,85 » :  

Les cases concernées par cette nouvelle possibilité sont toutes les cases contenant un montant : totaux, ventilation base-TVA, imputations sur les mouvements comptables et analytiques,…

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Tâches hebdomadaires

Cet outil a été développé au départ pour satisfaire à une demande spécifique d’un utilisateur, qui avait besoin d’un dispositif lui permettant de planifier les nombreuses tâches récurrentes à effectuer par ses collaborateurs. Aujourd’hui, la programmation de ces tâches hebdomadaires au sein d’un agenda intégré à EQUISIS permet, d’une part d’avertir les utilisateurs des tâches quotidiennes à effectuer, d’autre part de contrôler qu’elles ont bien été accomplies.

To do

Partant de cette première option, nous avons ensuite étoffé l’outil d’une fonctionnalité de type « to do » : chaque utilisateur peut non seulement créer et planifier ses propres tâches, mais peut également les distribuer à ses collègues :

Notifications

Les notifications proprement dites sont des tâches programmées par ISIS pour répondre à des besoins précis, où seuls les utilisateurs « abonnés » à celles-ci en seront alertés au moment voulu via le Centre de notifications. Cette fonctionnalité n’en est actuellement qu’à son tout début, et nous comptons sur vous pour la faire évoluer !

Un exemple ?

Les cas de phishing sont de plus en plus nombreux : une méthode utilisée consiste à détourner une facture d’un fournisseur, y modifier discrètement son numéro de compte bancaire et envoyer cette facture au client. S’il ne se méfie pas, ce dernier risque de payer la facture sur le compte bancaire de l’escroc. Pour éviter un tel scénario, nous avons prévu dans EQUISIS d’alerter le responsable lorsqu’un de ses collaborateurs a modifié ou ajouté un compte bancaire d’un fournisseur : tant que le responsable n’a pas vérifié et validé à nouveau la fiche du fournisseur, les factures ne pourront pas être payées via le module de virements d’EQUISIS !

Comment l’utilisateur est-il alerté ?

Le principe est simple : dès qu’une tâche a été attribuée à un utilisateur et que celle-ci est échue, ou dès qu’une notification doit lui être transmise, cette personne verra apparaître dans la palette, à côté de la petite cloche, le nombre de tâches qu’elle doit effectuer. Elle peut également décider d’en être avertie par l’ouverture automatique du Centre de notifications.

L’utilisateur pourra commenter cette tâche, puis marquer qu’elle est terminée en cliquant sur la pastille rouge située à côté du nom de la tâche : celle-ci sera alors marquée comme traitée :

L’article Découvrez le Centre de Notifications est apparu en premier sur Equisis.

Cette contrainte est aujourd’hui levée, tout comme les conflits potentiels avec d’autres applications qu’engendrait ce paramétrage forcé !

Si vous êtes concerné(e), la désactivation de ce type de clavier passe par les préférences linguistiques de Windows. Si vous ne savez pas comment le désactiver, n’hésitez pas à nous contacter.

L’article Le clavier paramétré en “Belge – virgule”, c’est terminé ! est apparu en premier sur Equisis.

Simplicité et fiabilité

• Utilisez une boite mail dédiée à la collecte des emails contenant vos factures en pièces jointes (envoyées par vos fournisseurs ou scannées par vos soins)
• EQUISIS s’occupe du reste : il va d’abord consulter cette boite mail et récupérer les pdf en pièces jointes. A défaut d’une boite mail, rassemblez ces pdf dans un dossier sur votre poste de travail ou sur votre serveur
• L’outil OCR va ensuite analyser chaque facture et identifier les informations-clés de celle-ci : nom du fournisseur, date, montant, référence : la meilleure manière d’éviter les erreurs dues aux encodages manuels !

Gain de temps considérable

• Après décryptage de la facture, EQUISIS utilisera le mécanisme standard pour générer la ventilation « base-TVA » et créer les mouvements comptables, comme si vous aviez encodé manuellement votre facture !
• Par ailleurs, une couche d’intelligence artificielle permettra au fil du temps à l’outil OCR d’identifier de manière plus fiable les fournisseurs, ce qui accélérera encore le processus de saisie.

La digitalisation dans EQUISIS : où en sommes-nous ?

Depuis quelques années déjà, le module EQUISIS Digitalisation vous permet d’associer à chaque pièce comptable une copie digitale du document original, au format pdf (ou autre). Ces fichiers sont précieusement conservés de manière hiérarchisée sur votre serveur : par exercice comptable, période puis journal. L’accès à vos pièces comptables en sera grandement accéléré, puisque vous pourrez les retrouver en un clin d’œil via une simple recherche dans la bibliothèque des documents intégrée à EQUISIS.

Ces fonctionnalités OCR sont déjà disponibles dans le module ODA, l’outil d’approbation de factures associé à EQUISIS, et seront prochainement intégrées dans la saisie comptable d’EQUISIS. A terme, nous imaginons également utiliser ce système de reconnaissance optique pour d’autres documents plus spécifiques : bordereaux, reçus,…

Découvrez les avantages du module OCR

Vous souhaitez découvrir concrètement l’outil OCR développé par ISIS ? Contactez Eric Lucassen pour une courte présentation à distance !

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Découvrez ci-dessous les reportages publiés dans ces médias : 

• Publication dans la revue de presse de la CCI (Chambre de Commerce et d’Industrie de Liège-Verviers-Namur)
• Reportage vidéo réalisé par Vedia, la télévision locale de la région verviétoise
• Publication et reportage vidéo dans les éditions des journaux de Sudinfo
• Reportage dans le JT de Canal Z, chaine belge de télévision économique et financière (lien direct du reportage)

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Pour ajuster vos inventaires, notamment en fin d’année, EQUISIS Executive dispose d’une fonctionnalité d’ajustement automatique de votre stock, par la génération d’écritures de corrections de stock basées sur la comparaison de votre stock informatique (ou magasin par magasin si vous gérez plusieurs stocks ou magasins) avec votre inventaire physique.

Celui-ci pourra être effectué “manuellement” ou en scannant dans Equisis ou dans un fichier externe, via lecteur code-barres portatif, les codes-barres des produits à inventorier.

LES FONCTIONNALITÉS EN RÉSUMÉ :

• Génération automatique de corrections de stock par comparaison avec votre stock physique
• Prise de l’inventaire manuellement ou via scanning des codes-barres
• Interface EQUISIS ou interface Web via votre navigateur (“WebScan”)
• Contrôle d’inventaire complet ou partiel, multi-stocks
• Contrôle d’inventaire par emplacement
• Enregistrement temporaire de l’inventaire déjà réalisé, pour reprise de celui-ci ultérieurement
• Gestion des erreurs (codes-barres non reconnus par Equisis,…)
• Impression de l’inventaire avec mention des quantités, de la valeur de stock, ainsi que des écarts entre le stock théorique et le stock physique
• Génération de l’inventaire sous forme de fichier Excel

Cliquez ici pour consulter le descriptif détaillé

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Attention: Si vous ne l’avez pas encore effectué, nous vous conseillons de procéder dès maintenant à la clôture de l’exercice 2021. De même, n’attendez pas le 1er janvier avant d’ouvrir votre exercice 2023, sans quoi vous ne pourrez plus encoder de nouveaux documents, tant comptables que commerciaux.

Remarque: La procédure ci-dessous ne s’adresse qu’aux clients possédant le module Comptabilité générale. Si vous utilisez uniquement les modules de Gestion Commerciale ou Point de Vente, passez directement au dernier point Clôture / ouverture en gestion commerciale.

Pour notre exemple, nous nous baserons sur les 2 exercices ouverts: 21 et 22.

ETAPE 1 : Réaliser un BACKUP

Avant toute opération d’ouverture ou de clôture d’exercice, nous vous conseillons fortement d’effectuer une copie de sauvegarde de vos données (fichier portant l’extension “.4DD”).

ETAPE 2 : Vérifier l’équilibre comptable

> Pour ce faire, imprimez une balance des comptes généraux pour les périodes 2100 à 2112 (bilan et résultat).

> Comparez ensuite les soldes des comptes de classes 1 à 5, avec ceux de classes 6 et 7 tels qu’ils apparaissent en fin de balance.

• Cas 1 : le solde est égal à zéro.

Cela signifie que le résultat est affecté et que vous pouvez considérer que plus aucune écriture n’est à passer sur l’exercice 2021.

Vous pouvez alors passer à l’étape 3.

• Cas 2 : les 2 soldes sont d’un montant identique, au signe près.

Cela signifie qu’à moins que par décision de l’assemblée générale, il n’ait été décidé de prolonger l’exercice 2021 sur 2022 (exercice long), l’écriture d’affectation de résultat n’a pas encore été enregistrée.

Il est temps de procéder à sa comptabilisation, de sorte que la situation en revienne au cas 1.

Après l’avoir centralisé, nous vous invitons alors à passer à l’étape 3

• Cas 3 : les 2 soldes ne sont pas identiques.

Ce cas témoigne d’une situation comptable anormale et nous vous invitons à prendre contact avec l’Assistance EQUISIS dès que possible, avant de poursuivre plus avant la procédure de clôture.

ETAPE 3 : Reporter les soldes des comptes

Lors de la clôture définitive de l’exercice comptable, Equisis procède à une dernière opération de report des soldes des comptes généraux et particuliers. Cette opération est alors irréversible.
Avant de l’exécuter (Etape 6)  et pour s’assurer de la conformité de l’écriture de report en période 2200,  il est recommandé de demander à Equisis d’actualiser cette écriture de report.

Afin de reporter les soldes de vos comptes sur l’exercice suivant, il convient de lancer une réouverture des comptes généraux de la manière suivante :

> Ouvrez le fichier des comptes généraux

> Menu Comptabilité > Ouverture d’un nouvel exercice

> Réouverture des comptes généraux? => Répondez OK

> Optez-vous pour un exercice long? => Répondez ANNULER à moins que par décision de l’assemblée générale, il n’ait été décidé de prolonger l’exercice 2021 sur 2022 (exercice long).

Théoriquement, si votre réouverture s’est bien déroulée, en réimprimant votre balance des comptes généraux pour les mêmes périodes, vous ne devriez plus avoir de solde entre débit et crédit. Votre exercice est équilibré et clôturable.

ETAPE 4 : Imprimer ses documents comptables

Certaines impressions comptables ne sont plus accessibles une fois votre exercice clôturé. Il est dès lors important d’effectuer les impressions comptables et de conserver un backup pour d’éventuelles impressions futures.

ETAPE 5 : Effectuer les dernières vérifications

• Solde de la balance clients 2100 à 2112 est égal au(x) centralisateur(s) clients de la balance des comptes généraux 2100 à 2112 (généralement, le compte 400000)
• Solde de la balance fournisseurs 2100 à 2112 est égal au(x) centralisateur(s) fournisseurs de la balance des comptes généraux 2100 à 2112 (généralement, le compte 440000)
• La balance des comptes généraux 2100 à 2112 présente un solde à zéro (sauf si le résultat est à reporter en période 2200)

Une fois ces vérifications effectuées, vous pouvez désormais clôturer votre exercice.

ETAPE 6 : Clôturer son exercice

Assurez-vous que vous soyez le seul utilisateur connecté pour ce faire.

> Ouvrez le fichier des comptes généraux

> Menu Comptabilité > Clôture annuelle

> Vous souhaitez clôturer l’année 2021? => Répondez OK

> Optez-vous pour un exercice long? => Répondez ANNULER à moins que par décision de l’assemblée générale, il n’ait été décidé de prolonger l’exercice 2021 sur 2022 (exercice long).

> Clôture définitive de l’exercice? => Répondez OK

> Laissez ensuite travailler le programme jusqu’à l’apparition d’une fenêtre de confirmation de la centralisation des écritures de réouverture. A ce moment-là, votre exercice sera définitivement clôturé.

> Quittez alors Equisis et reconnectez-vous ensuite.

> Procédez à un dernier contrôle : imprimez la balance des comptes généraux en 2200 : elle se limite aux comptes de classe 1 à 5 (classe 6 et 7 à zéro, sauf si exercice long) et correspond à la balance des comptes généraux 2100 à 2112 de classes 1 à 5.

ETAPE 7 : Ouvrir un nouvel exercice

Puisque vous n’avez plus qu’un seul exercice ouvert et qu’EQUISIS vous permet d’en avoir toujours 2 d’ouvert en permanence, vous pouvez décider d’ouvrir un nouvel exercice.

> Quittez EQUISIS et redémarrez-le

> Ouvrez le fichier des comptes généraux

> Menu Comptabilité > Ouverture d’un nouvel exercice

> Souhaitez-vous ouvrir l’exercice 2023 ? => Répondez OK

> Réouverture des comptes généraux? => Répondez OK

> Optez-vous pour un exercice long? => Répondez ANNULER à moins que par décision de l’assemblée générale, il n’ait été décidé de prolonger l’exercice 2022 sur 2023 (exercice long).

Clôture / ouverture en Gestion Commerciale ou POS

Si vous ne disposez pas du module Comptabilité Générale, vous devez tout de même ouvrir ou clôturer votre exercice à partir de la Gestion Commerciale d’Equisis.

Les étapes à suivre sont exactement les mêmes que pour une ouverture ou clôture comptable (ÉTAPES 6 et 7). La seule différence réside dans le fait que les points de menu Ouverture d’un nouvel exercice et Clôture annuelle sont accessibles à partir du fichier Articles, via le menu Gestion de Stock. Et bien entendu qu’il n’est pas nécessaire de procéder aux vérifications comptables mentionnées plus haut dans ce document.

Si vous utilisez le module Facturation d’Equisis pour éditer vos factures de vente et que vous n’utilisez pas le système de numérotation mensuelle des factures, veillez à modifier dans le fichier des Journaux, après l’ouverture de votre exercice 2023, le compteur de la numérotation de vos journaux de ventes et de notes de crédit sur vente. Par exemple, indiquez dans le champ n° pièce de votre journal de vente : 20230000, pour que la première facture créée en 2023 soit numérotée 20230001.

Remarque : si votre journal de vente ou de note de crédit est en mode numérotation mensuelle et que vous utilisez la numérotation standard (ex : format 222120001 pour la première facture de décembre 2022), il n’est pas nécessaire de réinitialiser cette numérotation après ouverture de 2023.

IMPORTANT: Soyez bien conscient qu’une ouverture ou clôture d’exercice effectuée à partir du menu Gestion de Stock du fichier Articles a les mêmes effets (parfois irrémédiables) que l’ouverture et clôture effectuée à partir de la comptabilité d’Equisis !

L’article Ouvrez dès à présent l’année 2023 dans EQUISIS! est apparu en premier sur Equisis.

Nouvelle identité visuelle

Dans le prolongement de la reprise d’ISIS par Douchan Zangerlé et Alan Blokken l’année dernière, nous souhaitions harmoniser et moderniser l’image de notre entreprise : c’est aujourd’hui chose faite avec la refonte complète de l’identité visuelle d’ISIS !

L’ancien logo datait de la création de l’entreprise il y a 35 ans : il était temps de le moderniser. Le nouveau logo d’ISIS, plus épuré, s’accompagne désormais du slogan We make IT easier, un clin d’oeil à notre activité dans le secteur IT, mais surtout une manière de rappeler notre recherche permanente de la satisfaction de nos clients.

Nouveau site Internet

L’ancien site internet nous a rendu bien des services durant de nombreuses années, mais était lui aussi vieillissant et ne correspondait plus à l’image que nous souhaitons aujourd’hui donner d’ISIS : celle d’une entreprise moderne, dynamique et dont les choix technologiques sont résolument dirigés vers l’avenir.

• La commercialisation de notre logiciel de gestion EQUISIS
• Le développement d’applications sur mesure
• La distribution de la gamme d’outils de développement 4D.

Vous pourrez également y retrouver, notamment, le trombinoscope de l’ensemble de l’équipe ISIS, incluant les comptables de sa société soeur, la fiduciaire AMTC.

Visiter le nouveau site ISIS

Nouvel habillage pour EQUISIS v5

Il allait de soi que cette nouvelle identité visuelle s’accompagne d’un lifting de notre ERP EQUISIS. Cela a été réalisé dans la version 5 de notre logiciel de gestion, d’abord à travers un nouveau logo :

Ensuite, nous avons offert à cette version un tout nouvel habillage, entre autres :

• Nouveau fond d’écran
• Nouvelle palette fusionnant les trois palettes existantes, avec paramétrage de fichiers favoris
• Modernisation et harmonisation d’anciens écrans

Cette nouvelle version d’EQUISIS, déjà découverte en avant-première par certains utilisateurs, sera très bientôt disponible pour l’ensemble des utilisateurs : une prochaine newsletter vous en informera plus en détail.

Restez connectés afin de profiter au plus vite des dernières nouveautés !

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Offrez ainsi à vos clients un mode de paiement rapide, moderne et sécurisé en imprimant ce QR code sur vos factures : moyennant une légère adaptation de votre formulaire d’impression, vous pourrez y imprimer un QR code unique, qu’il suffira à votre client de scanner via l’application bancaire de son smartphone. Il ne lui restera plus alors qu’à valider le virement : scannez, c’est payé !

Ce QR code, généré automatiquement par EQUISIS, est reconnu par les applications mobiles des principales banques belges (ING, Belfius, CBC, BNP Paribas Fortis). Ce mode de paiement évite au client de saisir les données de paiement, puisqu’il contient les informations nécessaires à son exécution directe : nom du bénéficiaire (vous-même), numéro de votre compte bancaire, communication structurée attachée à la facture, et bien évidemment le montant total à payer : une fiabilité à toute épreuve et un gain de temps appréciable pour vous comme pour vos clients !

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