La fin de l’année approche : si vous n’êtes pas en exercice comptable décalé, il est temps de penser à clôturer votre exercice de l’année précédente (2021) pour ouvrir celui de la suivante (2023). Pour vous aider à réaliser cette opération, voici un résumé de la procédure à suivre.
Attention: Si vous ne l’avez pas encore effectué, nous vous conseillons de procéder dès maintenant à la clôture de l’exercice 2021. De même, n’attendez pas le 1er janvier avant d’ouvrir votre exercice 2023, sans quoi vous ne pourrez plus encoder de nouveaux documents, tant comptables que commerciaux.
Remarque: La procédure ci-dessous ne s’adresse qu’aux clients possédant le module Comptabilité générale. Si vous utilisez uniquement les modules de Gestion Commerciale ou Point de Vente, passez directement au dernier point Clôture / ouverture en gestion commerciale.
Pour notre exemple, nous nous baserons sur les 2 exercices ouverts: 21 et 22.
ETAPE 1 : Réaliser un BACKUP
Avant toute opération d’ouverture ou de clôture d’exercice, nous vous conseillons fortement d’effectuer une copie de sauvegarde de vos données (fichier portant l’extension “.4DD”).
ETAPE 2 : Vérifier l’équilibre comptable
> Pour ce faire, imprimez une balance des comptes généraux pour les périodes 2100 à 2112 (bilan et résultat).
> Comparez ensuite les soldes des comptes de classes 1 à 5, avec ceux de classes 6 et 7 tels qu’ils apparaissent en fin de balance.
- Cas 1 : le solde est égal à zéro.
Cela signifie que le résultat est affecté et que vous pouvez considérer que plus aucune écriture n’est à passer sur l’exercice 2021.
Vous pouvez alors passer à l’étape 3.
- Cas 2 : les 2 soldes sont d’un montant identique, au signe près.
Cela signifie qu’à moins que par décision de l’assemblée générale, il n’ait été décidé de prolonger l’exercice 2021 sur 2022 (exercice long), l’écriture d’affectation de résultat n’a pas encore été enregistrée.
Il est temps de procéder à sa comptabilisation, de sorte que la situation en revienne au cas 1.
Après l’avoir centralisé, nous vous invitons alors à passer à l’étape 3
- Cas 3 : les 2 soldes ne sont pas identiques.
Ce cas témoigne d’une situation comptable anormale et nous vous invitons à prendre contact avec l’Assistance EQUISIS dès que possible, avant de poursuivre plus avant la procédure de clôture.
ETAPE 3 : Reporter les soldes des comptes
Lors de la clôture définitive de l’exercice comptable, Equisis procède à une dernière opération de report des soldes des comptes généraux et particuliers. Cette opération est alors irréversible.
Avant de l’exécuter (Etape 6) et pour s’assurer de la conformité de l’écriture de report en période 2200, il est recommandé de demander à Equisis d’actualiser cette écriture de report.
Afin de reporter les soldes de vos comptes sur l’exercice suivant, il convient de lancer une réouverture des comptes généraux de la manière suivante :
> Ouvrez le fichier des comptes généraux
> Menu Comptabilité > Ouverture d’un nouvel exercice
> Réouverture des comptes généraux? => Répondez OK
> Optez-vous pour un exercice long? => Répondez ANNULER à moins que par décision de l’assemblée générale, il n’ait été décidé de prolonger l’exercice 2021 sur 2022 (exercice long).
Théoriquement, si votre réouverture s’est bien déroulée, en réimprimant votre balance des comptes généraux pour les mêmes périodes, vous ne devriez plus avoir de solde entre débit et crédit. Votre exercice est équilibré et clôturable.
ETAPE 4 : Imprimer ses documents comptables
Certaines impressions comptables ne sont plus accessibles une fois votre exercice clôturé. Il est dès lors important d’effectuer les impressions comptables et de conserver un backup pour d’éventuelles impressions futures.
ETAPE 5 : Effectuer les dernières vérifications
- Solde de la balance clients 2100 à 2112 est égal au(x) centralisateur(s) clients de la balance des comptes généraux 2100 à 2112 (généralement, le compte 400000)
- Solde de la balance fournisseurs 2100 à 2112 est égal au(x) centralisateur(s) fournisseurs de la balance des comptes généraux 2100 à 2112 (généralement, le compte 440000)
- La balance des comptes généraux 2100 à 2112 présente un solde à zéro (sauf si le résultat est à reporter en période 2200)
Une fois ces vérifications effectuées, vous pouvez désormais clôturer votre exercice.
ETAPE 6 : Clôturer son exercice
Assurez-vous que vous soyez le seul utilisateur connecté pour ce faire.
> Ouvrez le fichier des comptes généraux
> Menu Comptabilité > Clôture annuelle
> Vous souhaitez clôturer l’année 2021? => Répondez OK
> Optez-vous pour un exercice long? => Répondez ANNULER à moins que par décision de l’assemblée générale, il n’ait été décidé de prolonger l’exercice 2021 sur 2022 (exercice long).
> Clôture définitive de l’exercice? => Répondez OK
> Laissez ensuite travailler le programme jusqu’à l’apparition d’une fenêtre de confirmation de la centralisation des écritures de réouverture. A ce moment-là, votre exercice sera définitivement clôturé.
> Quittez alors Equisis et reconnectez-vous ensuite.
> Procédez à un dernier contrôle : imprimez la balance des comptes généraux en 2200 : elle se limite aux comptes de classe 1 à 5 (classe 6 et 7 à zéro, sauf si exercice long) et correspond à la balance des comptes généraux 2100 à 2112 de classes 1 à 5.
ETAPE 7 : Ouvrir un nouvel exercice
Puisque vous n’avez plus qu’un seul exercice ouvert et qu’EQUISIS vous permet d’en avoir toujours 2 d’ouvert en permanence, vous pouvez décider d’ouvrir un nouvel exercice.
> Quittez EQUISIS et redémarrez-le
> Ouvrez le fichier des comptes généraux
> Menu Comptabilité > Ouverture d’un nouvel exercice
> Souhaitez-vous ouvrir l’exercice 2023 ? => Répondez OK
> Réouverture des comptes généraux? => Répondez OK
> Optez-vous pour un exercice long? => Répondez ANNULER à moins que par décision de l’assemblée générale, il n’ait été décidé de prolonger l’exercice 2022 sur 2023 (exercice long).
Clôture / ouverture en Gestion Commerciale ou POS
Si vous ne disposez pas du module Comptabilité Générale, vous devez tout de même ouvrir ou clôturer votre exercice à partir de la Gestion Commerciale d’Equisis.
Les étapes à suivre sont exactement les mêmes que pour une ouverture ou clôture comptable (ÉTAPES 6 et 7). La seule différence réside dans le fait que les points de menu Ouverture d’un nouvel exercice et Clôture annuelle sont accessibles à partir du fichier Articles, via le menu Gestion de Stock. Et bien entendu qu’il n’est pas nécessaire de procéder aux vérifications comptables mentionnées plus haut dans ce document.
Si vous utilisez le module Facturation d’Equisis pour éditer vos factures de vente et que vous n’utilisez pas le système de numérotation mensuelle des factures, veillez à modifier dans le fichier des Journaux, après l’ouverture de votre exercice 2023, le compteur de la numérotation de vos journaux de ventes et de notes de crédit sur vente. Par exemple, indiquez dans le champ n° pièce de votre journal de vente : 20230000, pour que la première facture créée en 2023 soit numérotée 20230001.
Remarque : si votre journal de vente ou de note de crédit est en mode numérotation mensuelle et que vous utilisez la numérotation standard (ex : format 222120001 pour la première facture de décembre 2022), il n’est pas nécessaire de réinitialiser cette numérotation après ouverture de 2023.
IMPORTANT: Soyez bien conscient qu’une ouverture ou clôture d’exercice effectuée à partir du menu Gestion de Stock du fichier Articles a les mêmes effets (parfois irrémédiables) que l’ouverture et clôture effectuée à partir de la comptabilité d’Equisis !