Vous cherchez à rassembler dans votre logiciel de gestion des documents externes, tels des copies de contrats avec vos clients, des photos ou plans techniques de vos produits, ou encore des feuilles de calcul ?
Découvrez comment le faire grâce à la gestion des documents annexes.
A quoi ça sert ?
Cette fonctionnalité est méconnue de nombreux utilisateurs, pourtant elle constitue un outil précieux au sein d’EQUISIS.
Elle permet en effet d’attacher des fichiers externes quelconques – qu’il s’agisse de fichiers PDF, Word, Excel, ou encore des images – à une fiche client, fournisseur, article, ainsi qu’à la plupart des documents commerciaux (offres, commandes, bons de livraison, factures,…).
Vous pourrez ainsi attacher, par exemple : un contrat à une fiche client, une fiche technique à un article, un bon de commande signé par le client à une facture, etc…
Comment y accéder ?
Vous ne voyez pas cet onglet Annexes dans les fichiers concernés ? Il vous faut alors l’activer : rendez-vous dans l’onglet Commerciales du fichier Administration: vous y trouverez à droite la case à cocher Afficher l’onglet des annexes.
Une fois activé, cet onglet viendra s’ajouter à la liste des onglets présents dans chacun des fichiers mentionnés ci-dessus.
Comment ça marche ? Très simple :
- Dans EQUISIS, ouvrez un des fichiers concernés, puis créez ou modifiez une fiche quelconque de celui-ci : vous y verrez l’onglet Annexes : il contient un tableau qui listera les documents déjà annexés.
- Pour y ajouter un fichier externe, il vous suffit de cliquer sur le bouton + présent à droite ou en bas de ce tableau et de choisir le document souhaité sur votre disque dur.
- Une fois ce choix validé, Equisis stockera une copie du fichier original dans un dossier situé à côté de votre base de données Equisis (sur votre serveur si vous travaillez en mode multi-utilisateurs).
Annexes aux documents commerciaux
L’intérêt d’attacher un ou plusieurs documents annexes à un document commercial est double :
- Conserver au sein d’EQUISIS un historique des documents annexés. Ceux-ci suivront par ailleurs la chaine commerciale : si vous avez attaché un ou plusieurs document(s) externe(s) à votre offre de prix, celui-ci sera reporté dans les annexes des documents liés à cette offre (commande, bon de livraison, facture)
- Lors de l’envoi par mail de votre document commercial au client, une option vous permettra d’attacher automatiquement ses annexes à l’email