Le module ODA (Outil de Demandes d’Approbations de factures) est une application collaborative connectée à EQUISIS Comptabilité. Il est destiné à centraliser le flux de documents entrant dans l’entreprise (les factures d’achat principalement) et les dispatcher sur une plateforme d’approbation : une fois le document approuvé par la (les) personne(s) concernée(s), la pièce comptable est alors automatiquement générée dans Equisis, à laquelle est attachée la facture au format pdf.
Aujourd’hui, la nouvelle version d’Equisis ODA présente une nouvelle fonctionnalité ultra pratique, permettant d’éviter l’étape de collecte des fichiers pdf des factures d’entrée. En effet, une boite mail dédiée va récolter à votre place les emails contenant les factures en pdf. ODA consultera alors automatiquement cette boite mail à la recherche de fichiers pdf attachés, et la fonction de création des demandes d’approbation par lot fera le reste !
La mise en place de cette fonctionnalité est on ne peut plus simple :
- Créez (ou demandez à ce que nous vous aidions à créer) une boite mail dédiée à la collecte des factures au format pdf (ex : approbations@isis.be)
- Paramétrez celle-ci dans le programme ODA
- Demandez à votre service administratif d’envoyer à cette boite toutes les factures d’entrée – soit envoyées en pdf par le fournisseur, soit scannées par votre service si la facture a été reçue sur papier
- Il restera à l’émetteur des demandes d’approbations à ouvrir ODA pour que le programme consulte cette boite mail, collecte les pdf attachés aux nouveaux emails arrivés, en enregistre une copie dans le dossier adéquat d’ODA, et enfin archive les mails ainsi traités
- L’émetteur n’aura plus alors qu’à utiliser la fonction de traitement par lot des fichiers pdf collectés, compléter chaque demande d’approbation, choisir le flux d’approbations adéquat et envoyer ces demandes aux personnes concernées.
Illustration de la création d’une demande d’approbation :
Illustration de la plateforme destinée aux approbateurs :
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